Wer schreibt, der bleibt
Noch eben kurz das Dokument auf Rechtschreibfehler überprüft und schon ist das Protokoll zur Projektbesprechung, das ich eben geschrieben habe, per Mail auf dem Weg zu den wichtigsten Projektbeteiligten. Mit Protokollen nach Projektbesprechungen ist das ja so eine Sache. Auf der einen Seite sind sich die meisten Teammitglieder einig, dass Protokolle eine feine Sache sind. Sie helfen dem Team, besprochene Dinge nicht in Vergessenheit geraten zu lassen. Auf der anderen Seite ist Protokollschreiben eine Arbeit, auf die die meisten Teammitglieder keine Lust haben. Und wenn es im Team bzw. in der Abteilung keinen Teamsekretär oder eine Auszubildene gibt, denen solche Aufgaben klassisch und ohne schlechtes Gewissen aufgedrückt werden, dann werden Protokolle schnell einfach weggelassen.
Meine Erfahrung zeigt immer wieder, dass das ein Fehler ist. So ist es schon öfters vorgekommen, dass sich plötzlich niemand mehr an den Inhalt der Besprechung erinnern kann oder will. Die Konsequenzen können vom Zeitverlust (weil eigentlich bereits geklärte Dinge wieder und wieder besprochen werden) bis zum handfesten Krach (weil einmal gemacht Zusagen plötzlich nicht eingehalten werden) gehen. Schädlich ist gerade für zeitlich eng geplante IT-Projekte beides.
Deswegen versuche ich mich bei Projekten, in denen ich Ergebnisverantwortung (mit)trage, an das Motto “Wer schreibt, der bleibt” zu halten. Ich nehme die Sekretariatsarbeit des Protokollschreibens lieber selbst auf mich, als mich später mit den Folgen einer ungenügenden Dokumentation von Absprachen herumzuschlagen. Ganz wichtig ist für mich in Protokollen zu Projektmeetings immer der Teil “To Do’s”, also der Teil mit Aufgaben, die in der nächsten Zeit abgearbeitet werden müssen. Versteht sich von selbst, dass dort natürlich auch die zuständigen Personen namentlich erwähnt werden. 
Bekannterweise wird oft gewitzelt, dass Team für “Toll, ein anderer macht’s” steht. Und so können To Do-Listen ohne Zuständigkeiten schnell dafür sorgen, dass sich alle Teammitglieder mit diesem Motto im Hinterkopf entspannt zurücklehnen.
Vor Kurzem wurde in einem Workshop, an dem ich teilgenommen habe, das Thema “Krise” behandelt. Eine Teilaufgabe war es, Aktivitäten zu erarbeiten, die den Weg aus der Krise beschleunigen oder gar erst möglich machen können. Ein Vorschlag war es - und das passt ganz gut zu diesem Beitrag -, Verbindlichkeiten festzulegen. Zum einen waren damit Rechtsverbindlichkeiten gegenüber dem Kunden oder Dienstleister gemeint, zum anderen aber auch Verbindlichkeiten innerhalb des eigenen Unternehmens/Projektes. Ein wichtiger Punkt ist hierbei das Festhalten aller in Meeting getroffenen Absprachen und To Do’s in einem Protokoll.
So war es in einem meiner Kundenprojekte über einen längeren Zeitraum üblich, eher ‘lockere’ Absprachen zu treffen - wie z.B. “eigentlich müsste man mal [...]“, “könnte nicht mal jemand[...]” usw.
Im jeweils nächsten Meeting wurde - wenn der angesprochene Punkt nicht inzwischen ganz vergessen wurde - gefragt, warum sich denn in dem Bereich nichts getan habe. Eine unangenehme Situation. Aber für wen?
Um es kurz zu machen: man kam mit der Erledigung zum Teil wichtiger Aufgaben nicht voran, was sich natürlich auch auf den gesamten Projektfortschritt ausgewirkt hat.
Meiner Erfahrung nach - und um eine solche Situation zu vermeiden - müssen in jedem Meeting die als nächstes zu erledigenden Aufgaben (kurz- sowie langfristige) in einer Art tabellarischen Auflistung festgehalten werden. So verliert man nicht die Übersicht und ist jederzeit darüber informiert, wer gerade was macht und wer für die Erledigung einer Aufgabe verantwortch ist. Ich nenne das einfach mal die 4-W-Regel:
1) Wer macht
2) Was bis
3) Wann und braucht dazu
4) Welche Informtionen?