IT-Projekte im Mittelstand

Termintetris ist ein in manchen Unternehmen sehr beliebtes Spiel. Die Spielregeln sind eigentlich ganz einfach: Für den Termin wichtige eingeladene Gäste sagen Meetings mit mehreren Teilnehmern nach anfänglicher Zusage einfach wieder ab. Der Organisator steht nun vor der Herausforderung, ein neues Datum für die Sitzung zu finden und den neuen Termin wie beim Tetris zwischen die dicht gedrängten Terminblöcke in den Kalendern der Teilnehmer zu schieben. Eine neue Einladung wird verschickt. Dann sagt wieder ein wichtiger Teilnehmer ab und das Spiel beginnt von vorne…

… so lange bis entweder

a) ein für alle passender Termin gefunden wird (hierbei bedarf es großer Ausdauer, Hartnäckigkeit und Frustrationstoleranz - und einen Chef, der Verständnis dafür hat, dass ein Großteil der Arbeitszeit damit verbracht wird, Termine zu koordinieren.),

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Durch Zufall habe ich heute eine Seite entdeckt, auf der eine angebliche Indianer-Weisheit zum Thema Management veröffentlicht ist. Vieles davon  lässt sich ohne Probleme auf Softwareprojekte übertragen, denn genau wie es dort beschrieben ist habe ich es (leider) schon in einigen Projekten erlebt. Und weil es so herrlich lustig, zum Weinen, absurd und doch realitätsnah ist, bin ich  heute ganz unkreativ und zitiere einfach mal:

“Eine Weisheit der Dakota-Indianer: Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.

Doch Manager versuchen oft andere Strategien, nach denen sie in dieser Situation handeln:

1. Wir besorgen eine stärkere Peitsche.
2. Wir wechseln die Reiter.
3. Wir sagen: “So haben wir das Pferd doch immer geritten.”
4. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
5. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.
6. Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.
7. Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben.
8. Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen.
9. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.
10. Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist.

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… in der Softwareentwicklung? Diese Frage habe ich mir durchaus gestellt, als mir zu Ohren gekommen ist, was ein Kunde zu einem Programmierer aus einem Partnerunternehmen neulich gesagt hat: “Wissen Sie was? Die Software muss so wasserdicht sein, dass sogar noch etwas Intelligentes rauskommt, wenn sich ein Affe mit dem Arsch auf die Tastatur setzt!” (aus der Software natürlich, nicht aus dem Affenhintern! *g*) Diesen derb-humorigen Ausspruch finde ich so denkwürdig, dass ich ihn gerne als Auslöser für meinen heutigen Blogeintrag nehmen möchte. 

Affen sind in der Informationstechnologie zwar ungewöhnlich, aber streng genommen nichts ganz Neues. So gibt es beispielsweise das Infinite Money Theorem, das besagt dass ein Affe, der unendlich lange zufällig auf einer Tastatur herumtippt auf diese Weise irgendwann alle Standardwerke der Weltliteratur herausbringen wird. Aber im Zusammenhang mit Software Usability sind mir unsere putzigen Vorfahren bisher noch nicht untergekommen.

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Papierrechnungen, Eingangspost und andere steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen scannen und dann das Original durch den Aktenvernichter jagen – solche oder ähnliche Vorstellungen haben mittelständische Unternehmen häufig bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Ist das System dann erst einmal eingeführt, werden die Papieroriginale nicht selten fröhlich vernichtet, da der Lagerplatz begrenzt ist und man jetzt ja außerdem ein elektronisches Archivsystem hat.

Oft wissen die Anwender nicht, dass Originaldokumente nicht einfach geshreddert werden können: „Das System ist doch revisionssicher, das hat der Anbieter in seiner Vertriebspräsentation ständig betont!“ Dass revisionssicher allerdings nicht gleich revisionssicher ist, hat ihm jedoch leider niemand gesagt. Und wenn der Prüfer zweimal klingelt und tatsächlich die vernichteten Unterlagen in Augenschein nehmen will, kriegen dann die Anwender selbst unter Umständen große Augen.

Das Thema DMS und Wirtschafts- bzw. Betriebsprüfung ist mitnichten ein neues Thema, sondern wird von verschiedenen Beratungsunternehmen schon seit einigen Jahren unter die Lupe genommen. Ein beliebtes Thema ist es sicherlich auch nicht, denn ewige Frage nach dem „Darf man das denn überhaupt?“ erscheint so spießig, fortschrittshemmend und irgendwie auch technologiefeindlich.

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Vor einiger Zeit habe ich in diesem Blog darüber geschrieben, wie wichtig es in Projektbesprechungen ist, die wichtigsten Informationen und ALLE Absprachen zwischen den Beteiligten schriftlich festzuhalten und allen Teilnehmern zur Kenntnis zu geben. Das ist jedoch nicht der einzige Bereich, in dem sich der Griff zum Stift, ähh pardon, in die Tasten lohnt. Auch bei Terminabsprachen lohnt es, das Ganze noch einmal schriftlich zu bestätigen. Wer schon einmal bei einem Geschäftspartner vor verschlossener Tür gestanden hat, weil es Probleme bei der Absprache gab, weiß, was ich meine… Mehr lesen…